時間管理のマトリクスでやるべきことに集中する

スポンサーリンク

こんばんは、ノリオです。今日は時間管理のマトリクスで、日々の業務を整理しました。3ヶ月に一回ぐらい見直すことで、やるべきことに集中するようにしたいです。

(時間管理のマトリクスの概要についてはコチラ

ノリオの時間管理のマトリクスで業務整理(令和元年5月)

重要

 

 

 

重要でない

第一領域
(Important & Urgent)
第二領域
(Important & Not Urgent)
・クレーム対応
・機械の故障対応
・図面のデータ作成
・[A]売上の維持/拡大対応(新規開拓/既存訪問等)
・[C]利益向上対応(生産効率アップ・仕入れの見直し等)
・[B]自身の知識向上(現場/会計/人事等)
・[B]設備更新検討
・[B]生産管理検討
・[C]人材確保・維持・育成
・[C]HP/パンフ整備
・[B]事業承継検討
・[C]自社の情報整理
・[C]中小企業診断士の学習⇨現場に生かす⇨取得
第三領域
(Not Important & Urgent)
第四領域
(Not Important & Not Urgent)
・急な来客対応/電話対応
・材料の発注
・見積り対応
・社員との無駄話
・省略のできる納品
・長い休憩
       緊急               緊急でない

第二領域については、独自に成果の量と出やすさで以下のようにABCDで整理しています。
A(成果大+成果出やすい)、B(成果大+成果出にくい)、C(成果小+成果出やすい)、D(成果小+成果出にくい)

取り組み方

  • 第一領域はとにかく実施する。第二領域はA⇨C⇨B⇨Dの順番で取り組み、第一/第三領域の業務を減らすことを意識する。
  • 自社は残念ながら3期連続で赤字が続いているため、まずは黒字化することが最優先。そのためには売上アップの方法を更に整理+自身も現場の業務を行うことで少しでも売上アップに寄与することを考える。

小さい会社で大事なことは、考えながら取組めることからどんどんやっていくことだと思います。

第二領域の業務を平均で毎日2時間以上取組むようにする。まずは、Aの売上アップに向けて、何をするべきかを整理して考える。並行して、Cの現場の業務に取り組むようにする(まずは溶接か?)。

少し後ろ向きかもですが、自営業は何があるかわからないため、中小企業診断士も勉強を開始したいと思います。中小企業診断士の学習を通じて、自社に活かせるものは活かすことで、一石二鳥を目指したいです。

おまけ(大企業サラリーマン時代の時間のマトリクス)

時間管理のマトリクスを作っていて、ふとサラリーマンの時のマトリクスはどうだったかなと思い作成してみました。

ちなみに辞める直前の法人営業の時はこんな感じでした。

重要

 

 

重要でない

第一領域(Important & Urgent) 第二領域(Important & Not Urgent)
・機械の故障対応
・クレーム対応
・ファシリテーターをする会議の準備
・顧客への提案資料準備
・料金契約対応
・健康管理
第三領域(Not Important & Urgent) 第四領域(Not Important & Not Urgent)
・急な来客対応/電話対応
・定例の会議
・会議資料準備
・上司への報告書作成
・目的のない顧客訪問
・社員との無駄話
・長い休憩
         緊急                 緊急でない

こうしてみてみると、かなり受動的に仕事をしていて、主体的に仕事を進めたいものがなく、精神的に辛い状態でした。
改めて整理してみて、社内でやりたいことがなくて、本当にお金のためだけに働いていたんだなーと思いました。

第一/第三領域が多いと、毎日仕事に追われてストレスを抱えることになるんだと実感。第二領域を増やして取組むことで、忙しくても精神的に充実したものとなるため、意識して取り組みたいです。