時間の使い方に迷ったら・・・時間管理のマトリクス

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こんばんは、ノリオです。毎日仕事をしていると、今やっていることは今やるべきなのか、他にもやることは色々あるのではないかと不安になることがありませんか。(自身はよくあります)

そんな時、頭を整理するのに役立つのが、今回お伝えする「時間管理のマトリクス」です。新入社員の時に教わりましたが、常に頭の中に思い描いて、目の前の業務を整理してから取り組むと、一つのことに集中できるのでとてもオススメです。

時間管理のマトリクスとは

緊急度を横軸、重要度を縦軸にして、時間の使い方を四つの領域に分類して、何から取り組むかを整理するものです。

    重要

 

 

 

重要でない

第一領域(緊急かつ重要) 第二領域(緊急でないが、重要)
・締切の迫った仕事

・クレーム処理

・重要な機械の故障対応

・将来の計画策定

・人間関係づくり

・自己啓発(業界の情報収集・技術向上)

第三領域(緊急だが重要でない) 第四領域(緊急でも、重要でもない)
・重要でない電話、メールの対応

・形式的な会議

・たくさんの報告書の作成

・長すぎる休憩

・待ち時間

・同僚との無駄話

緊急                          緊急でない

それぞれの領域について、説明すると以下のようになります。

第一領域は、緊急度も重要度も高い、消化活動の領域です。イメージは投入したエネルギー=リターンです。
基本的に差し迫った問題で待ったなしでやらざるを得ないことのため、充実感はあるものの、長く続くとかなりのストレスを感じます。また、クレームや機器の故障の対応など、本来事前に防ぐことのできるものも多くあります。

第二領域は、緊急度は高くないのですが、重要度が高い、質の高い領域です。イメージは投入したエネルギー<リターンです。
健康のための適度な運動、将来の計画策定、豊かな人間関係の構築等差し迫って実施する必要はないのですが、将来の成長や豊かな人生を実現する上で重要な投資となる領域です。

第三領域は、緊急度は高いのですが、重要度が低い、見せかけの領域です。イメージは投入したエネルギー>リターンです。電話対応や突然の訪問対応等、業務を中断する必要があり、あまり意味はないのですが、差し迫って行わなくてはならないことです。第一領域と勘違いしやすいので注意が必要です。

第四領域は、緊急度も重要度も低い、無駄な領域です。イメージはエネルギーを投入しても、リターンが得られない活動です。インターネットサーフィンや、TVなどダラダラと時間を費やしてしまうようなことです。

それでは、次にどのように活用するのか考えてみましょう。

時間管理のマトリクス 活用法

まずは、自身の普段の業務や、今後やらなきゃいけないこと・やりたいことをこの四つの領域に当てはめる
(参考にノリオの場合はコチラ

自身がどの領域に時間を使っているか振り返る。恐らく、第二領域以外の領域に多くの時間を費やしているのではないでしょうか。

第三・第四領域に費やしている時間を第二領域へ投入する。第二領域に時間を投入することで、第一領域に費やす時間が減り、さらに第二領域に費やすことのできる時間が増加するという好サイクルを回せるはず。

時間管理のマトリクス 理想の配分は?

時間管理のマトリックスで、四つの領域に分けた時、活用するにあたって二つの疑問が生じました。

  1. 各領域に使う時間の理想的な割合は?
  2. 第二領域の項目が多過ぎて、どれからやればよいのか?

1.理想の割合について

まず、理想の割合ですが、答えは「状況によって異なる」のよう。ネットで色々みても、”第二領域に費やす時間を増やそう!”とだけ書いてあって、具体的にどれだけ増やすのかは書いてないです。自分なりの理想とする割合を設定して、それに向けて毎日のスケジュールに第二領域に取り組む時間を確保するのが良いと思います。

自身の割合は、元々 第一:第二:第三:第四=60%:10%:20%:10%って感じだったので、理想は40%:40%:10%:10%って感じで毎日のスケジューリングをしてみることにする。

2.第二領域のやる順番について

第二領域内だけでも、やることが多くその中でどれからやるか悩んでしまいました。こちらも、下表のマトリクスで整理してみて取り組むようにしました。

<成果の量>大きい
小さい
A領域(成果大きく、出やすい) B領域(成果大きく、出にくい)
C領域(成果小さく、出やすい) D領域(成果小さく、出にくい)
<成果の出やすさ>   すぐ                   遅い

まずはA領域から取組む。次はBorCで悩ましいところですが、とにかく中小企業は考えながら動くことが重要だと思っているので、次にはB領域が良いのではないかと考えています。

時間管理のマトリクス まとめ

  1. 四つの領域に整理する
  2. 第二領域を成果の量・出やすさで整理する
  3. 各領域に費やす理想の時間を設定する
  4. 日々、第二領域に取り組む時間を先に手帳に入れてしまう